De Digitale Brievenbus

Filter

Bovenin heeft u een filter, waarmee een selectie kunt maken op de aanwezige documenten in uw digitale brievenbus.

Type

Met deze optie kunt u een selectie maken op het type document.

• Factuur: Alleen de elektronische facturen worden getoond
• Bet.herinnering: Alleen de elektronische betalingsherinneringen worden getoond.
• Uitnodiging: Alleen de uitnodigingen worden getoond.
• Alle: De elektronische facturen, betalingsherinneringen en uitnodigingen worden getoond.

Afhankelijk vanaf het menupad waar vanuit u de digitale brievenbus opent is standaard het type 'Factuur' of 'Bet.herinnering' geselecteerd. Wanneer u de digitale brievenbus opent vanuit het icoon via [Financieel, Invoer, Inkoop] dan is standaard het type 'Factuur' geselecteerd. Wanneer u de digitale brievenbus opent via menupad [CRM, Invoer, Digitale brievenbus] of [Systeem, Financieel, Digitale brievenbus] dan is standaard het type 'Bet.herinnering' geselecteerd.

Datum vanaf t/m

Met deze velden kunt u een selectie maken op het datumtraject. Alleen de documenten waarvan de ontvangstdatum (tabblad 'Ontvangen) of verzenddatum (tabblad 'Verzonden') binnen het opgeven datumtraject valt worden getoond. Wanneer u geen selectie wilt maken op de ontvangstdatum of verzenddatum, selecteert u de optie 'Alle'.

Status

Met deze optie kunt u een selectie maken op de status van het document.

• Open: Alleen de documenten met de status 'Open' worden getoond.
• Verricht: Alleen de documenten met de status 'Verricht' worden getoond.
• Verworpen: Alleen de documenten met de status 'Verworpen' worden getoond.
• Alle: Alle documenten worden getoond ongeacht de status.

Relatie

Met deze optie kunt u een selectie maken op een relatie. Alleen de documenten van die relatie worden getoond. U kunt alleen relaties selecteren waarvan de landcode van het factuur adres 'NL' betreft.

In het midden van het scherm worden de documenten getoond. U kunt hier middels de tabbladen 'Ontvangen' en 'Verzonden' de ontvangen of verzonden documenten bekijken.

Ontvangen/Verzonden

Afhankelijk van welk tabblad u heeft geselecteerd wordt hier de datum en tijdstip getoond waarop een document is verzonden of ontvangen.

Onderwerp

In deze kolom wordt het onderwerp van het ontvangen/verzonden document getoond.

Relatie

In deze kolom wordt de code van de relatie getoond. De relatie wordt bepaalt op basis van de digitale brievenbus die bij het onderhoud van de relatie is gekoppeld. Wanneer de bijbehorende relatie niet gevonden kan worden, of wanneer er in uw administratie meerdere relaties met dezelfde digitale brievenbus aanwezig zijn wordt hier de digitale brievenbus van het ontvangen document getoond.

Naam

In deze kolom wordt de naam van de relatie getoond. Wanneer er bij het veld relatie een relatiecode is gevuld wordt hier de naam van die relatie getoond. Wanneer er bij het veld 'Relatie' geen relatie is gevuld maar alleen de digitale brievenbus, dan is dit veld leeg.

Status

In deze kolom wordt de status van het document getoond.

Type

In deze kolom wordt het type document getoond.

Zoomen

Met deze knop kunt u het betreffende document openen.

Verwerken

Deze knop is alleen actief wanneer er

• minimaal één document is geselecteerd.
• alle geselecteerde documenten het zelfde type hebben.
• alle geselecteerde documenten de status 'Open' hebben.

Deze knop is alleen van toepassing op de documenten op het tabblad 'Ontvangen'. Met deze knop verwerkt u het document.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.

Het doorzoomen op een document

Wanneer u doorzoomt op een document wordt dit document in een nieuw scherm geopend. In het scherm wordt een voorbeeld van het document getoond. Het scherm van een ontvangen factuur bevat de volgende velden en knoppen:

Sectie General

Van / Naar

Hier wordt de relatie getoond van wie het document is ontvangen of naar wie het is verstuurd. Wanneer de relatie bekend is wordt hier de code en de naam van die relatie getoond. Wanneer de relatie niet bekend is, omdat bijvoorbeeld de digitale brievenbus meerdere keren bekend is in de administratie, wordt hier de digitale brievenbus getoond. 

Ontvangen / Verzonden

Afhankelijk van of het een ontvangen of verzonden document betreft wordt hier de datum en het tijdstip getoond waarop het document is verzonden of ontvangen.

Onderwerp

Hier wordt het onderwerp van het document getoond.

Status

In deze kolom wordt de status van het document getoond. Tevens kunt u hier de status van het document wijzigen.

Sectie Bijlagen

In deze sectie worden de bijlagen van het document getoond. Voor facturen betreft dit een PDF en een XML bestand. Deze hebben de naam <factuurnr>.pdf en <factuurnr>.xml. Voor betalingsherinneringen betreft dit eveneens een PDF en XML bestand. Voor uitnodigingen betreft dit alleen een XML bestand.

Wanneer u op de naam van de bijlage klikt wordt in het onderste gedeelte van het scherm een voorbeeld getoond van het bestand. Wanneer u op de tekst 'Download' achter het bestand klikt, kunt u het bestand opslaan op uw harde schijf.

Onder aan het scherm zijn de volgende knoppen aanwezig:

Bewaren

Met deze knop kunt u wijzigingen in het document bewaren. Wanneer u de status van het document heeft aangepast en u klikt op bewaren wordt er eerst om een bevestiging gevraagd.

Verwerken

Deze knop is alleen actief wanneer:

• het een ontvangen document betreft.
• de status van het document 'Open' is.

Deze knop is alleen van toepassing op de documenten op het tabblad 'Ontvangen'. Met deze knop verwerkt u het document.

Sluiten

Met deze knop sluit u dit scherm.